Éléments préalables à prendre en compte

Recours aux mentions d’informations

La mention d’information fait apparaître les informations relatives à l’activité de traitement mise en œuvre au travers du formulaire d’inscription ou l’enquête, ainsi que les droits des personnes et les modalités d’exercice de ces droits. On parle d’un traitement de données qui nécessite l’information des personnes qu’à partir du moment où les données collectées permettent d’identifier une personne physique de manière directe (nom, prénom), ou indirecte (fonctions exercées, structure publique de rattachement, etc.).

Notion d’anonymisation des données

En d’autres termes, lorsque les données sont anonymes ou anonymisées, on considère qu’il n’y a plus de traitement de données. En ce sens :
• Si le formulaire d’enquête ne collecte que des informations anonymes : aucune mention d’information RGPD n’est requise.
• Si les données collectées dans le formulaire d’enquête sont anonymisées par la suite : la durée de conservation à indiquer dans la mention correspond à la seule période pendant laquelle les données sont nominatives.

Identification de la source des données nécessaires à l’envoi des formulaires
Le RGPD prévoit que, lorsque les données utilisées pour contacter les personnes sont issues d’une base de données préexistante, cette information doit être intégrée à la mention d’information . Il s’agit notamment de préciser les catégories de données personnelles utilisées (coordonnées de contact, la base de données source et son caractère public ou non). Dans cette logique :
• Si les formulaires sont envoyés à une liste déterminée de personnes : intégrer dans la mention d’information la source des données.
• Si les formulaires sont mis à disposition du public sans identification de destinataires spécifiques : cette référence peut être supprimée.

La réutilisation des données collectées pour la poursuite d’autres objectifs
Au titre du principe de « limitation des finalités » , lorsque des données sont collectées, celles-ci le sont pour assurer la réalisation d’une finalité déterminée, explicite, légitime et portée à la connaissance des personnes concernées (ici l’inscription à un évènement ou la participation à un sondage).
Lorsqu’il est prévu que les données collectées soient utilisées pour une ou plusieurs finalités autres que celle pour laquelle elles ont été collectées (envoi de sondage, inscription à la base de contact, prospect, promotion des services, etc.), il est nécessaire de :
• Fournir systématiquement une information au sujet de ces objectifs : informer les personnes de la réutilisation de leurs données dans la mention d’information.
• Le plus couvent collecter le consentement des personnes pour la réutilisation de leurs données (ex. inscription sur la liste de diffusion) : intégrer dans le formulaire des cases de demandes de consentement pour ces finalités complémentaires.

Selon les objectifs de réutilisation des données, je t’invite à revenir vers nous afin d’identifier plus clairement si la collecte du consentement est ou non nécessaire.

Formulaire d’inscription aux évènements

Finalités et modalités du traitement

Finalité du traitement : Inscription aux évènements organisés par le groupement
Base légale du traitement : Intérêt légitime du responsable de traitement
Durée de conservation : 2 mois à compter de la date de réalisation de l’évènement
Structures destinataires : Selon la nature de l’évènement, les structures organisatrices partenaires
Source des données : À déterminer

Proposition de mention d’information

Les informations nécessaires à l’envoi de cette communication sont issues de la base de contact du groupement sur laquelle votre structure est inscrite. Conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 dit « RGPD », le groupement RECIA traite les données collectées dans le formulaire afin d’assurer votre inscription à l’évènement proposé. Ce traitement est mis en œuvre sur la base de l’intérêt légitime du groupement. Vos informations restent strictement confidentielles et son susceptibles d’être transmises aux partenaires du groupement, chargés de la coorganisassions de l’évènement. Ces informations seront anonymisées au terme d’un délai de deux (2) mois à compter de la date de l’évènement.
Selon le consentement exprimé, vos données sont susceptibles conservées plus longtemps et d’être utilisées par le groupement pour l’atteinte des objectifs portés à votre connaissance. Lorsque vous avez donné votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci en contactant le groupement. Vous disposez à tout moment de la possibilité d’exercer vos droits d’accès, de rectification et d’effacement de vos données personnelles, ainsi que du droit de demander à vous opposer au traitement ou à demander sa limitation temporaire. Vos demandes peuvent être adressées au service communication du groupement (communication@recia.fr) ou directement à son délégué à la protection des données (dpo@recia.fr). En l’absence de réponse dans un délai d’un (1) mois, ou si vous considérez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).